Penyimpanan arsip yang baik

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

Latar belakang dari pembuatan makalah ini adalah untuk memberikan informasi tentang kegiatan pengarsipan. Manfaat dari pengarsipan itu sendiri adalah untuk mempermudah pencarian dan pengembalian surat saat dibutuhkan. Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya daat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar aaupung bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan arsip?

2.      Apakah pengertian sistem penyimpanan?

3.      Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Arsip

Arsip secara etimologi, berasal dari Bahasa Latin, yaitu felum ( bundel ) yang artinya tali atau benang. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; “file” artinya sekumpulan informasi. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat dan bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Jadi arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal.

Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

B.     Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu. Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem subjek, sistem abjad, sistem nomor, dan sistem geografis. Di dalam suatu kantor dapat saja diterapkan pemakaian satu sistem penyimpanan untuk semua file yang ada di kantor tersebut.Akan tetapi tidak jarang pula kantor yang menggunakan beberapa sisitem penyimpanan untuk menghindari kesalahan dalam memilih arsip yang disimpan. Adapun langkah prosedur penyimpanan arsip antara lain :

1.      Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses , maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

2.      Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

3.      Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

4.      Menyortir

Menyortir adalah  mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.

5.      Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama. Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung. Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek utama=Personalia; (2) subjek=Penerimaan; (3) subsubjek=Sarjana; sub-subsubjek=Pertanian.

C.    Sistem Penyimpanan Arsip Yang Baik

Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:

1.      Sistem abjad (Alphabetical filling system)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

·         Nama orang

·         Nama perusahaan / organisasi

·         Nama tempat / daerah

·         Nama benda / barang

·         Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

·         Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2.      Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang  perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1)      Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

2)      Perlengkapan menyimpan surat

·         Filling Cabinet

·         Guide

·         Folder

·         Kartu kendal

3)      Pemberian kode surat

4)      Penyimpanan surat, dengan cara

·         Membaca surat untuk mengetahui isi surat

·         Memberi kode surat

·         Mencatat surat dalam  kartu kendali

5)      Menyimpan  kartu  kendali.

3.      Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud dalah nomor urut surat atau  nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

Kebaikan sistem nomor, antara lain :

·         Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin

·         Sederhana dan mudah dilakukan

·         Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi

·         Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen

·         Nomor folder dapat diperluas tanpa batas

Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :

·         Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks

·         Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan

·         Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan ruangan

·         Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan.

4.      Sistem geografis / wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

·         Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

·         Penyimpanan surat melalui prosedur

a.       Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.      Membaca surat

c.       Memberi kode surat

d.      Mencatat surat pada kartu kendali

e.       Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f.       Menyimpan surat

g.      Menyimpan kartu kendali

·         Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

5.      Sistem tanggal (chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).  Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

·         Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

·         Pembagian sistem tanggal

a.       Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci

b.      Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide

c.       Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

·         Susunan guide dan folder dalam filling cabine

a.       Laci menggambarkan tahu

b.      Guide menggambarkan bulan

c.       Folder menggambarkan tanggal

·         Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a.       Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b.      Mencatat surat pada kartu kendali

c.       Menyimpan surat.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Arsip secara etimologi, berasal dari Bahasa Latin, yaitu felum ( bundel ) yang artinya tali atau benang. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; “file” artinya sekumpulan informasi. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat dan bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Jadi arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu.

B.     Saran

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Maka penulis mohon kritik dan saran guna perbaikan untuk masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco Munir Badri;2007;Manajemen Administrasi Perkantoran Modern;Jakarta;Erlangga.

Yatimah durotul Dr Mpd.; 2009 ; kesekretarisan modern dan administrasi perkantoran; Bandung; pustaka setia.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

Share :