Membuat perencanaan kegiatan tujuan perusahaan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada dasarnya, dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia tidak terlepas
dengan perencanaan. Tetapi sering tidak disadari bahwa mereka telah melakukan
perencanaan. Setiap orang pasti mempunyai tujuan atau suatu cita-cita dalam
hidupnya. Dalam usaha mereka untuk mencapai suatu tujuannya mereka pasti
mempunyai strategi atau perencanaan bagaimana mewujudkaAn cita-citanya atau
tujuannya tersebut. Perencanaan terjadi disetiap jenis kegiatan. Seseorang jika
ingin bertindak untuk melakukan sesuatu apapun pasti mereka menyusun suatu
perencanaan kegiatan yang akan dilakukan untuk ke depan. Salah satu contoh
planning yang Sering kita dengar yaitukampanye yang disampaikan oleh
bupati, gubernur ataupun presiden itu adalah planning atau sebuah perencanaan
yang akan mereka jalankan ketika mereka terpilih
Setiap orang perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan baik
itu individual maupun dalam berorganisasi, baik perencanaan produksi,
perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun
perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan
proses dasar bagi setiap individual maupun organisasi untuk memilih sasaran dan
menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu perlu adanya penetapan
tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses proses
perencanaan.
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil
suatu keputusan dan tindakan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun
kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih
mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi
dan firasat (dugaan).
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan
fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan
dapat berjalan.
C. Tujuan
a. Mengetahui
apa itu perencanaan
b. Mengetahui
siapa pembuat perencanaan
c. Mengetahui
tujuan pembuatan perencanaan
d. Mengetahui
manfaat dari perencanaan
e. Mengetahui
sifat perencanaan yang baik
f. Mengetahui
proses penyusunan perencanaan
g. Mengetahui
jenis perencanaan
h. Mengetahui
kelemahaan dalam perencanaan
i. Mengetahui
cara mengatasi hambatan pada perencanaan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
perencanaan
Perencanaan secara
garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi.
Perencanaan mengandung
beberapa arti antara lain:
a) Proses.
Yaitu suatu konsep
dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai
dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan
dilakukan menurut proses yang berlaku.
b) Penetapan
tujuan dan sasaran.
Yaitu kegiatan
merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya secara khusus
ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
c) Pemilihan
tindakan.
Yaitu organisasi harus
mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan
semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
d) Mengakaji
cara terbaik.
Walaupun pilihan
tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau
dilakukan dengan cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila
dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang
efektif.
e) Tujuan .
Hal ini menyangkut
hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi.keinginan itu
bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun
kuantitatif.
Unsur perencanaan
(5W + 1H) yaitu pada umumnya menjawab pertanyaan :
(what) Apa
yang harus dikerjakan
(who) Siapa
yang akan melakukan pekerjaan
(when) Kapan
tindakan tersebut dilakukan
(where) Dimana
tindakan tersebut dilakukan
(why) Mengapa
harus dilakukan
(how) Bagaimana
cara melakukannya
Perencanaan
tersendiri dapat digolongkan dalam beberapa metode yang berbeda. Yang
menentukan berhasil atau tidaknya suatu perencanaan tergantung
dengan metode perencanaan yang digunakan.
Adapun
lima pengklasifikasian rencana sebagai berikut :
a. Bidang Fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran,
keuangan, dan personalia
b. Tingkatan Organisasional mencakup keseluruhan organisasi,
teknik-teknik dan isi perencanaan.
c.Karakteristik rencana mencakup factor kompleksitas, fleksibilitas,
keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif
d. Waktu mencakup rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
e. Unsur rencana mencakup wujud anggaran, program, prosedur, dan
kebijaksanaan.
Jadi perencanaan yaitu
fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan
kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan
serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan maka fungsi
managemen yang lain pun tidak dapat berjalan.
B. Syarat Perencanaan
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Faktual dan realistik
b. Logis dan rasional
c. Fleksibel
d. Kontinuitas
e. Dialektis
C. Siapa
pembuat rencana
a. Panitia
Perencanaan
Panitia ini terdiri
dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing
membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana
yang dibuat akan lebih baik.
b. Bagian
Perencanaan
Seringkali tugas
perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini
merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat
rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian
dalam organisasi.
c. Tenaga
Staf
Pada sebuah organisasi
atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu
d. Staf
(pemikir)
yaitu kelompok yang
tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya
menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
D. Tujuan
atau alasan perlu adanya perencanaan
a. Memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam
mencapai tujuan
b.Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis,karena semua
potensi yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan.
c. Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang
dihadapi pada masa yang akan datang.
d. Meningkatnya presentasi kesuksesan pencapaian tujuan suatu
organisasi.
e. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur
dan bertujuan.
f. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang
seluruh pekerjaan
g. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
h. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
i. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement dalam
penempatan karyawan.
j. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.
E. Manfaat
Perencanaan
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,
b. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
c. Pemilihan
berbagai alternatif terbaik,
d. Penyusunan skala
prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
e. Menghemat
pemanfaatan sumber daya organisasi,
f. Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
g. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti, dan
h. Menghemat waktu,
usaha dan dana.
i. Standar
pelaksanaan dan pengawasan,
F. Sifat
perencanaan
a. Sifat
sifat dari perencanaan
Kontribusi terhadap tujuan (contribution of onjective)
Yaitu perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan.
Kedudukan yang istemewa dari suatu perencanaan (primacy
of planning)
Bahwa setiap perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu
proses manajemen dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses
manajemen selanjutnya.
Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of
planning)
Yaitu perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara
pencapaiannya.
Efisiensi dari perencanaan (effeciency of planning)
Rencana yang telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.
b. Sifat
sifat dari perencanaan yang baik
Mengangandung
unsure 5w+1H
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah
dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat
ditiadakan.
Fleksibel
suatu rencana harus
dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan maka
tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan peneysuaian-penyesuaian saja.
Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang
direncanakan.
G. Proses
penyusunan perencanaan
a. Menetapkan
tugas dan tujuan
Antara tugas dan
tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau
nilai yang akan diperoleh.
b. Observasi
dan analisa
Menentukan
factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi)
bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.
c. Mempertimbangkan
faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan
Faktor yang tersedia
memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan.
Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu,
misalnya lamanya penyelesian, besar biaya yang dibutuhkan efisiensi dan
efektivitas dan lain sebagainya.
d. Membuat
sintesa
Sintesa yaitu
alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara
mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut.
Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
H. Jenis
jenis perencanaan
Perencanaan ini terdiri dari:
1. Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan
strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari
keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
2. Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk
mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis
pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika
dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat
dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata
3. Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk
mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer tingkat menegah dan
tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang
relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu
rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati
pada bagian selanjutnya.
Perencanaan operasional dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Rencana sekali
pakai : dikembangkan
untuk melaksanakan serangkaian
tindakan yang mungkin
tidak berulang di masa mendatang
Program :
rencana sekali pakai untuk seragkaian aktivitas yang besar
Proyek
: rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih tidak
kompleks dibandingkan dengan program
2. Rencana
tetap :
dikembangkan untuk aktivitas yang berulang
secara teratur selama
suatu periode waktu tertentu
Kebijakan : rencana
tetap yang merinci respons umum organisasi terhadap suatu masalah
atau situasi tertentu
Kerangka Waktu Perencanaan
a. Rencana
Jangka Panjang
Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun,
mungkin bahkan beberapa dekade.
b. Rencana jangka
Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah
dibanding rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi
periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan
manajer lini.
c. Rencana
jangka Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang
memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek
(short-range plan). Terdapat dua jenis rencana jangka pendek yaitu:
Rencana tindakan (action plan)
Merealisasikan semua jenis rencana. Ketika sebuah pabrik Nissan siap untuk
mengganti teknologinya, manajernya memusatkan perhatian mereka pada penggantian
peralatan yang ada dengan peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin
untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi. Dalam banyak kasus, hal ini dapat
dilakukan dalam beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa
minggu. Dengan demikian, suatu rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai
perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu.
Rencana reaksi (reaction plan)
Adalah rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan dapat bereaksi
terhadapa situasi yang tak terduga. Di salah satu pabrik Nissan, peralatan baru
tiba lebih awal dari yang diharapkan dan manajer pabrik harus menutup produksi
lebih cepat dari yang mereka perkirakan. Oleh karena itu, manajer tersebut
harus bereaksi terhadap kejadian yang berada di luar kendali mereka dalam cara
yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.
I. Hambatan
dalam perencanaan
a. Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang
besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan
mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika
tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk
memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan
perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu
banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.
b. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan
hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan
c. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi
teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi
suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa
mendatang
d. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka
sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk
ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan\
e. Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan
terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu
dalam organisasi.
f. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan
organisasi merupakan hambatan utama yang lain.
J. Mengatasi
hambatan pada perencanaan
a. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses
perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui
bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan
rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu
memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan
dari waktu ke waktu.
b. Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut
harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang
yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang
mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut
diintegrasikan dan dikoordinasikan.
c. Konsistensi /revsi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal maupun secara vertikal
.konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru
organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi
vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas
hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan
operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan
proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui
secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui
dengan frekuensi yang semakin sering.
d. Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan
tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena
kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen,
orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan
selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Perencanaan merupakan
suatu serangkaian program kerja untuk mencappai suatu tujuan atau sasaran yang
sudah ditetapkan dengan analisa analisa pilihan tindakan yang dianggap terbaik
dan melalui proses tertentu serta memiliki jawaban atas pertanyaan 5W + 1H.
Perencaan yang baik
memiliki beberapa syarat dan sifat dan tentunya memiliki sasaran dan tujuan
yang benar benar tepat agar tidak terdapat hambatan atau kandala dalam menempuh
proses perencanaan
Perencanaan memiliki
tujuan agar semua yang direncanakan atau menjadi program kerja terarah dan
terkordinasi dengan baik.
Perencanaan memiliki
beberapa jenis diantaranya yaitu rencana strategis, taktik dan juga memiliki
jangka waktu seperti rencana jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek.
B. SARAN
DAFTAR
PUSTAKA
Post a Comment for "Membuat perencanaan kegiatan tujuan perusahaan"