Tanggung jawab sekretaris
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sejak zaman
kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat
wewenang atau perintah dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern
seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu
perusahaan , intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang
dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau
disebut sebagai sekretaris.
Kadang-kadang
juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private secretary) apabila dia
menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari pimpianannya.
Pimpinan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan,instalasi
pemerintah,atau sesuatu organisasi lainnya adapun sekretaris pribadi yang bersangkutan adalah pegawai yang resmi
pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi dari pejabat pimpinan itu sebagai perorangan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa definisi sekretaris.
2.
Apa saja tugas-tugas sekretaris.
3.
Apa saja tanggung jawab sekretaris
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Sekretaris
“secretary” itu berasal dari kata
perancis kuno “secretaire”yang pada gilirannya berasal dari bahasa
latin, yaitu
1.
Secretarium/secretarius
artinya seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia
2.
secret-us artinya secret(rahasia)
Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian petugas yang menyelenggarakan
surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula
surat-surat rahasia atau bersifat pribadi yang tidak sembarangan disiarkan.
B.
Peranan sekretaris
Pada mulanya
sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan
untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia. Sehingga
pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada
saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik
pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan. Peranan sekretaris ada 2 macam
antara lain sebagai berikut :
1.
Terhadap atasan :
a.
Sumber dan filter informasi bagi
pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
b.
Assiten/tangan kanan pimpinan dalam
mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human
relations.
c.
Perantara bagi pimpinan dan
pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d.
Alternatif pemikiran dari pimpinan
dalam hal penuangan ide-ide.
e.
Secret Keeper/pemegang
rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f.
Mediator pimpinan dengan bawahan.
2.
Terhadap bawahan/karyawan :
a.
Membantu memberikan motivasi kepada
karyawan lain.
b.
Mediator antara bahawan/karyawan
dengan pimpinan.
c.
Membantu/memfasilitasi bawahan
ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d.
Memberikan rasa puas dan bangga
kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka
C.
TUGAS SEKRETARIS
1.
Berdasarkan ruang lingkup tugas
sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a.
Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan
setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
·
Membuka surat.
·
Menerima dikte.
·
Menerima telepon.
·
Menyimpan arsip/surat.
·
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan
pimpinan.
b.
Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan
langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus.
Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris
mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
·
Mengonsep surat perjanjian kerjasama
dengan relasi atau instansi luar.
·
Menyusun surat rahasia (confidential).
·
Pembelian kado atau cindera mata.
·
Dan lain-lain.
c.
Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut
keperluan pimpinan, antara lain:
·
Membetulkan letak atau posisi alat
tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
·
Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada relasi.
·
Mewakili seseorang menerima
sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
·
Mengingatkan pimpinan membayar iuran
atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
·
Memeriksa hasil pengumpulan dana
atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
·
Menghadiri rapat-rapat dinas,
sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
·
Mengadakan pemeriksaan peralatan
kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d.
Tugas Sosial
·
Mengatur penyelenggaraan resepsi
untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e.
Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash
(uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
·
Menangani urusan keuangan pimpinan
di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek,
pengambilan uang dari Bank.
·
Membayar rekening-rekening, pajak,
sumbangan dana atas nama pimpinan.
·
Menyimpan catatan pengeluaran
sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f.
Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai
resepsionis, yaitu:
·
Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon.
·
Menerima tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan.
·
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
·
Menyusun acara kerja sehari-hari
pimpinan.
g.
Tugas insidental
Tugas ini
merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
·
Membuat ikhtisar dari berita-berita
dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media
lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
·
Mengoreksi bahan-bahan cetakan,
misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
·
Mewakili pimpinan dalam berbagai
resepsi atau pertemuan.
h.
Tugas sekretaris dalam Business
Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan
bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling
menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan,
memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan
melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2.
Berdasarkan pendapat para pakar ahli
mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a.
Menurut H. Donald
Menyatakan
bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan
menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
·
Menyalin atau mengisi transkrip dari
stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
·
Membuat catatan pertemuan, menyusun
dan memelihara arsip khusus.
·
Menyelesaikan urusan apapun dari
masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.
b.
Menurut M. Braum dan Ramon C. dari
Portugal
Tugas dan
tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
·
Merencanakan pekerjaan.
·
Menerima tamu.
·
Mengurus surat masuk dan surat
keluar.
·
Menyiapkan pertemuan atau
konferensi, dan lain-lain. (Drs. Sutarto, 1992: 80-83)
D.
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain
sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang
harus dilaksanakan yaitu:
1.
Personal Responsibility (Tanggung
Jawab Individu)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya
pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya
dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok
sehari-hari, antara lain:
a.
Mempermudah dan memperlancar kerja
pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b.
Mendistribusikan informasi dari
kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c.
Mendukung kelancaran alur kerja
antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d.
Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih
berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e.
Memberikan masukan positif dan
inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2.
Internal Responsibility (Tanggung
Jawab Dalam)
Sekretaris
bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui
aktivitas:
a.
Mengelola sumber daya kantor
termasuk keuangan.
b.
Menciptakan suasana (fisik dan
mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya kerja
yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok
informal positif” di lingkungan perusahaan.
3.
Networking Responsibility (Tanggung
Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung
jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network
perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal
yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan
dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. (A.B Susanto, 1997:
14-15)
4.
Bertanggung jawab atas berhasilnya
perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran
tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5.
Tanggung jawab hukum seorang
sekretaris
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris,
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai
perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan
pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus
bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Berikut ini hal-hal yang perlu
diperhatikan oleh sekretaris:
a.
Sekretaris tidak boleh melakukan
jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan
memberi ijin.
b.
Sekretaris tidak boleh membocorkan
rahasia usaha pimpinan
baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c.
Sekretaris tidak dapat berkecimpung
dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d.
Sekretaris harus mengikuti secara
cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e.
Keterangan dari pimpinan mengenai
batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan
dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W.
Bratawidjaja, 1996: 87-88)
E.
Keterampilan yang sangat penting
bagi sekretaris
1.
Tata usaha umum : pengetahuan
kearsipan,penggndaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya.
2.
Bahasa : bicara dan menulis,tata
bahasa dan aturan ejaan.
3.
Mesin : berbagai mesin perkantoran
yang lazim.
4.
Angka : kemampuan berhitung.
5.
Hubungan masyarakat : tehnik-tehnik
yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik seperti mendengarkan
pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.
6.
Steno : menulis dengan huruf steno
untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon.
7.
Telepone : pemakaian telepone yang
tepat.
8.
Pengetikan : pemakaian mesin TIK
yang tangkas.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Jadi
sekretaris adalah seorang petugas yang diberikan kepercayaan untuk menyimpan
rahasia didalam sebuah perusahaan baik itu menyangkut data-data penting perusahaan dan melaksanakan tugas-tugas sebagai
sekretaris dengan baik di perusahaan
tersebut. Sekretaris juga dikatakan sebagai perantara pimpinannya.
Apabila ada
pihak-pihak yang mau berurusan dengan pimpinan , pihak-pihak tersebut harus
berhubungan melaui sekretaris terlebih dahulu . karena sekretaris itu bisa
dikatakan sebagai tangan kanannya seorang pemimpin dalam sebuah perusahaan.
B.
Saran
Jadilah
seorang sekretaris yang bertanggung jawab baik itu terhadap atasannya maupun
bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang sekretaris juga harus pandai-pandai
untuk memanaj situasi yang ada di perusahaan tersebut .
DAFTAR PUSTAKA
http://mengerjakantugas.blogspot.co.id/2009/03/tugas-dan-tanggung-jawab-sekretaris.html
Post a Comment for "Tanggung jawab sekretaris"